home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Mac Mania 2 / MacMania 2.toast / Demo's / Tools&Utilities / Business⁄work / Business Plan Master 2.8 / User's Guide - Part II < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1993-08-01  |  16.5 KB  |  603 lines  |  [TEXT/ttxt]
  1.                     Business Plan Master - User's Guide
  2.                     -------------------------------------------------
  3. Part II
  4.  
  5.  
  6.  
  7. It is very important that you enter the correct numbers in the
  8. "Statement Variables" area.
  9.  
  10. Formula Go To - Statement Variables".
  11.  
  12.     Enter
  13.  
  14. 1.   The percentage rates of returns you project
  15. 2.   Your state tax rate
  16. 3.   Your federal tax rate.
  17.  
  18.  
  19. ******
  20. Note:
  21. ******
  22.  
  23. In the following sections, you might see an entry "NA".  This
  24. means that the denominator in the equation equaled zero.  Since we
  25. can't divide by zero, an error is created.  This should not be
  26. taken as a negative.  In fact it cane be very positive.  Many of
  27. the ratios are figured on debt.  If you have no debt, you have a
  28. zero denominator.  Frankly, I think that is wonderful.  I just
  29. wanted you to know the math behind this.  Look at each ratio to
  30. determine if there might be cause for concern or celebration.
  31.  
  32.  
  33. Balance Sheet        A216:G260
  34.  
  35. Automatically generated.  This shows the relationship of your
  36. assets, liabilities, and your net worth.
  37.  
  38. Ratio Analysis        A263:J287
  39.  
  40. Now we analyze the Income Statement and the Balance Sheet. Now you
  41. can start to see if your idea is healthy or not.
  42.  
  43. Current Ratio        Current Assets/Current Liabilities
  44. Acid Ratio            Cash + AR/Current Liabilities
  45. Debt Ratio        Total Assets/Total Liabilities
  46. TIE                Times Earned Interest 
  47.                 EBIT (Earnings Before Interest & Taxes)/
  48.                 Interest Expense (no usage here)
  49. Inventory Turn         Ending Inventory X 360/Cost of
  50.                 Goods Sold
  51. Avg. Collection        AR X 360/Sales
  52. Total Asset Turn     Sales/Total Assets
  53. Gross Margin        Gross Profit/Sales
  54. Net Margin        Net Income/Sales
  55. Return on Assets    Net Income/Total Assets
  56. Return on Equity    Net Income/Net Worth
  57. Officers Comp        Officer's Compensation/Sales
  58.         Business Plan Master    Page 11    User's Guide                     Business Plan Master - User's Guide
  59.                     --------------------------------------------------
  60.  
  61. Dun & Bradstreet Industry Norms    A290:I349
  62.  
  63. None of the ratios mean anything until you can compare them to
  64. others in your industry.  The "Industry Norms" are complied on the
  65. basis of SIC Code numbers.  Not all numbers are available, so if
  66. your isn't use the closest you can find.  You do not want to be in
  67. the lower range of numbers nor do you want to be beyond the highs.
  68. No one will believe you if you are higher.  If you are low, it
  69. will be very hard to get anyone to fund you as most projections
  70. are believed to be optimistic. (Available from most public
  71. libraries).
  72.  
  73. These ratios are similar to the above ratios.  Detailed
  74. (excruciating) explanations are in the D&B book.
  75.  
  76.  
  77.  
  78. RMA        A355:D404
  79.  
  80. Another set of industry statistics comes from the Robert Morris
  81. Associates.  The same advice holds for these as for the D&B
  82. reports.  (Available from most public libraries).
  83.  
  84.  
  85. -------------------------------
  86. Break Even Worksheet
  87. __________________
  88.  
  89. This is an incredibly simple worksheet to help you determine your
  90. breakeven point.  All you have to do is enter the numbers in the
  91. noted areas.
  92.     
  93. The two items you may not know are price and quantity.  Price
  94. is defined as the price at which you will be selling your product.
  95. The quantity is the number sold.  Everything else you should
  96. already know.
  97.  
  98. So, if you want to know your breakeven price and you know
  99. everything else enter it in.  Then (Excel) hit "Option-Command-p" or use
  100. "Run Macro - Price" or (Works) Command-p.  This solves for price.
  101.  
  102. If you want to know your breakeven quantity, enter everything else
  103. and then hit  (Excel) "Option-Command-q" or "Run Macro-Quantity"
  104. (Works) Command-q. This solves for quantity.
  105.  
  106. Please remember that Profit always equals $0.
  107.     
  108. Also as with all Excel and Works macros, make sure you have the
  109. Breakeven Macros file open or it won't run.
  110.  
  111.     Business Plan Master    Page 12    User's Guide
  112.                     Business Plan Master - User's Guide
  113.                     --------------------------------------------------
  114.    
  115. -----------------------------
  116. Business Plan Master
  117. _________________
  118.  
  119.  
  120. This file contains boilerplate text and is already formatted for a
  121. well-written professional business plan.  We will now explain how
  122. to complete the following sections:
  123.  
  124.  
  125. Title Page
  126.  
  127. First replace [My Company] with your company's name.  Fill in the
  128. correct address and phone number as well.  Finally replace [Your
  129. Name] with your name and replace [DATE] with today's date.
  130.  
  131.  
  132. Table of Contents
  133.  
  134. Many word processing programs can generate a table of contents
  135. automatically and can paginate automatically.  If yours doesn't
  136. you may want to consider paginating manually.
  137.  
  138.  
  139. Executive Summary
  140.  
  141.  
  142. This is the page where pagination and your footer starts. Open up
  143. the footer and replace [My Company] with your company name.  Be
  144. sure to start pagination at Page 1.
  145.  
  146. The remainder of this section should be written after the other
  147. sections are complete.  It is a complete summary of your company
  148. and its objectives.
  149.  
  150. Go through and replace the following:
  151.  
  152. 1.    [My Company] to your company name. It is ok to do a global 
  153. search-and-replace if your program supports that.  If you are allowed 
  154. to confirm each replacement, it is a good idea to do so.
  155.  
  156. 2.    [I/we] to whichever is appropriate. May also be globally replaced.
  157.  
  158. 3.    Most other changes are unique to this page and are obvious.  
  159. Whenever you come across <Product> and <Service>, this means 
  160. that the items following pertain  either to a product oriented business 
  161. or a service oriented business.  Of course, if you see something
  162. you want to use, by all means do so.
  163.  
  164.  
  165.     Business Plan Master    Page 13    User's Guide
  166.                     Business Plan Master - User's Guide
  167.                     --------------------------------------------------
  168.  
  169. 4.    Always look out for "XXX" this means to replace this with a number.
  170.  
  171. 5.    Also be on the lookout for my attempts at comedy (i.e. Ferrari 
  172. Testarossa).  A business plan doesn't have to be dry and boring.  
  173. But it should be original so use your own jokes!
  174.  
  175. Be sure to include:
  176.  
  177. •    Type of business you have or are starting.
  178.  
  179. •    If you are currently in business, how are you doing?
  180.  
  181. •    What form you business is in - proprietorship, partnership, 
  182.     corporations (Subchapter S, etc.)
  183.  
  184. •    How are you going to be profitable and how profitable?
  185.  
  186. •    What distinguishes your business from the competition?
  187.  
  188. •    What are the financial rewards?
  189.  
  190.  
  191.  
  192. Financial Goals Table:
  193.  
  194. The data for this table is available from the BPM Proforma
  195. Financials (Stock Analysis) spreadsheet.  The exact location is
  196. A413:F432.  You must enter this manually from the BPM
  197. Proforma Financials.
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202. The Management
  203.  
  204.  
  205. [Include either your resume (if proprietor) or short biographies
  206. (if partnership or corporation).  Be sure to include all
  207. experience and information pertinent to this type of business.
  208. Then you will need to include a section on duties and
  209. responsibilities.  This might incorporate a simple organization
  210. chart.  Include salaries.
  211.  
  212.  
  213.  
  214.  
  215.  
  216.  
  217.  
  218.  
  219.  
  220.         Business Plan Master    Page 14    User's Guide
  221.                     Business Plan Master - User's Guide
  222.                     --------------------------------------------------
  223.  
  224.  
  225. [My Company] History
  226.  
  227. If you have been in business, give a complete but brief history of
  228. your accomplishments to date.  Short, succinct paragraphs are all
  229. that is truly necessary.  Include all highlights whether positive
  230. or negative.  The negative portions should include the lessons you
  231. learned and the steps taken to prevent a recurrence.  This is very
  232. valuable.  Everyone has made mistakes.  Did you learn from them?
  233. Make sure your history ties into where you are going from now.
  234. Don't leave time gaps.
  235.  
  236.  
  237.  
  238. [Product, Service] Description
  239.  
  240. The readers of your business plan will want to know exactly what
  241. your product or service offering is.  The length of this section
  242. is in direct proportion to the complexity of your service or
  243. product.  Look one again for comments and suggested text in
  244. brackets which will need to be replaced.  The complexity of your
  245. description will also be dictated by the audience your business
  246. plan is addressing.  Investors may not understand all your
  247. technical lingo, whereas a partner with a technical background
  248. will want to see it all.
  249.  
  250.  
  251.  
  252. Objectives
  253.  
  254. Long Term
  255.  
  256. State very simply what your firm's long term objectives are. Long
  257. term should be considered 5-10 years.  Pithy statements such as
  258. "market leader", "most profitable", etc.  are obvious. What you
  259. need are clear direct statements of intent.
  260.  
  261. Short Term
  262.  
  263. Short-term goals are those to be met within 5 years.  Again steer
  264. clear of pithy overused marketing mumbo jumbo and just state your
  265. intent backed up with a plan.  Short-term goals should mesh
  266. invisibly into and support long term goals.
  267.  
  268.  
  269. Competitors
  270.  
  271. List all your competitors along with their respective strengths
  272. and weaknesses.  Discuss how you will compete against these
  273. strengths and weaknesses, if you intend to do so directly.
  274.  
  275.     Business Plan Master     Page 15    User's Guide
  276.                     Business Plan Master - User's Guide
  277.                     --------------------------------------------------
  278.  
  279.  
  280. Our Competitive Advantages
  281.  
  282. Unless you can distinguish yourself from the competition, you may
  283. have a rough go of it.  It is very important that you have an
  284. honest appraisal of your company strengths and weaknesses as well
  285. as the strengths and weaknesses of your competitors.  Some may
  286. prefer to switch this section with the section on "Competitors".
  287. However, if you have multiple products with different competitors,
  288. use a separate section for each product and examine the
  289. competition there.
  290.  
  291. Make sure that you speak to all of your competitors' strengths and
  292. weaknesses whether you intend to meet them or not, as well as how
  293. these strengths and weakness will impact your business.
  294.  
  295.  This section has also been divided between <Product> and
  296. <Service>.
  297.  
  298. Summary
  299.  
  300. Because you have been so thorough in your explanation of your
  301. particular advantages, you need to summarize your competitive
  302. advantages so that your reader will get the gist of what your are
  303. saying.
  304.  
  305.  
  306.  
  307.  
  308.  
  309.  
  310.  
  311.  
  312.  
  313.  
  314.  
  315.  
  316.  
  317.  
  318.  
  319.  
  320.  
  321.  
  322.  
  323.  
  324.  
  325.  
  326.  
  327.     Business Plan Master     Page 16    User's Guide
  328.                     Business Plan Master - User's Guide
  329.                     --------------------------------------------------
  330.  
  331. Pricing
  332.  
  333. You will need to discuss at what price you will be offering your
  334. products or services.  Respond to the following questions:
  335.  
  336. •    How did you calculate this price?
  337.  
  338. •    How does this price compare to your competition?
  339.     Remember that price competition for a startup company
  340.     is usually deadly for the startup company.  It is
  341.     better to offer more services or tangible benefits with
  342.     a higher price.
  343.  
  344. •    What pricing policy are you following (cost plus,
  345.     market, seat-of-pants, etc.)?
  346.  
  347.  
  348. Specific Markets
  349.  
  350. If you are entering several markets at once (not a good idea
  351. unless they are very compatible or the single line of products or
  352. services you are offering cross market lines) it is mandatory that
  353. you discuss your strategy for each market.
  354.  
  355. Market #1
  356.  
  357. General History
  358.  
  359. Give a specialized history of this market and how it pertains to
  360. your product.  Keep in mind that you know your market better than
  361. anyone.  Therefore outsiders may not understand it as you do.  Try
  362. to imagine writing this for someone who knows nothing about your
  363. industry or product.  This will help you keep your ideas simple
  364. and clear.
  365.  
  366.  
  367. Entry Strategy
  368.  
  369. Discuss how you will enter (or have entered) this particular
  370. market in detail.
  371.  
  372.  
  373. Growth Strategy
  374.  
  375. Having now entered this market, how will you maintain and increase
  376. your sales and service?
  377.  
  378.  
  379. Market Size & Share
  380.  
  381. State directly what you expect to achieve in this market.
  382.  
  383.     Business Plan Master    Page 17    User's Guide                     Business Plan Master - User's Guide
  384.                     --------------------------------------------------
  385.  
  386.  
  387. Other Markets
  388.  
  389.  
  390. Use the same format for additional markets.
  391.  
  392.  
  393.  
  394. Targeting New Markets
  395.  
  396. In order to keep growing, you will need to either expand into your
  397. present market or address other markets.  How are you going to do
  398. this?
  399.  
  400.  
  401.  
  402. Location
  403.  
  404. For many businesses, the location where you run your business is
  405. extremely important.  This is true for manufacturing, distribution
  406. or wholesale businesses as well as many service industries and
  407. product-based industries where being close to clients and
  408. customers is very important.
  409.  
  410.  
  411.  
  412. Manufacturing Plan
  413.  
  414. This section does not apply to service businesses.  Because of the
  415. difference in manufacturing processes, I have just included some
  416. sample text.  You will need to address the following questions:
  417.  
  418. •    What are your sources of supply?  Do you have secondary
  419.     sources?
  420.  
  421. •    Which production method will you be using?  Is it state
  422.     of the art?
  423.  
  424. •    How do you [will you] protect your cost advantage?
  425.  
  426. •    Will you be a job shop or mass production?
  427.  
  428. •    Are there any toxic or hazardous materials involved
  429.     with your production [include by-products] and how will
  430.     you handle them?
  431.  
  432. •    What will be your quality control procedures?
  433.  
  434. •    What do you estimate to be your capital asset
  435.     requirements?
  436.  
  437.         Business Plan Master    Page 18    User's Guide
  438.                     Business Plan Master - User's Guide
  439.                     --------------------------------------------------
  440.  
  441. Research & Development
  442.  
  443. Probably also only for product based businesses, unless continuing
  444. education will play an important role in your service- based
  445. business.  The following points need to be covered:
  446.  
  447. •    List and explain your present research achievements.
  448.  
  449. •    Who will control research efforts?
  450.  
  451. •    Describe projects underway are planned for near future.
  452.  
  453. •    What has been your success in terms of rate of
  454.     investment?
  455.  
  456. •    Are any government funding sources available to you?
  457.  
  458. •    Are you involved or seeking to be involved in any R&D
  459.     partnerships?
  460.  
  461.  
  462.  
  463. Historical Financial Data
  464.  
  465. Simply include these statements in the "Attachment" area. Also
  466. discuss all assumptions, successes, problems, discrepancies and
  467. other items not obvious to the Casual observer.  Also include the
  468. worksheet "BPM Historical Financials".  These include valuable
  469. guides to industry standards for use in comparing your business
  470. with others in your field.  For information on filling in this
  471. spreadsheet, see the section "BPM Historical Financial Worksheet"
  472. above.
  473.  
  474. Also explain any occurrences of "NA" and their significance.
  475.  
  476.  
  477.  
  478.  
  479.  
  480. Proforma Financial Data
  481.  
  482. Give a complete explanation of all your financial statements.
  483. Clear up anything that might not be obvious to the casual
  484. observer.  Check documentation for complete explanation of
  485. spreadsheets.
  486.  
  487. Also explain any occurences of "NA" and their significance.
  488.  
  489.  
  490.  
  491.  
  492.         Business Plan Master    Page 19    User's Guide
  493.                     Business Plan Master - User's Guide
  494.                     --------------------------------------------------  
  495. Proforma Cash Flow Analysis
  496.  
  497.  
  498. Assumptions
  499.  
  500. Just because the worksheets make sense to you, they probably won't
  501. make sense to anyone else.  Also, you may forget what your own
  502. assumptions were.  BE SURE TO KEEP THIS UP-TO-DATE!
  503.  
  504.  
  505. Sales Forecast
  506.  
  507. Putting your growth rates here will help you remember what you
  508. forecast as well as presenting these numbers in a simplified
  509. fashion.
  510.  
  511.  
  512.  
  513. Cash Flow Variables
  514.  
  515. You need to be forthcoming about any variables which may effect
  516. your cash flow.  No business ever goes exactly according to plan.
  517. The idea is to show that you can keep on top of it when things go
  518. worse than expected and also when things go better than expected.
  519. Both can be dangerous!
  520.  
  521.  
  522.  
  523. Income Statement
  524.  
  525.  
  526. Assumptions
  527.  
  528. Just because the worksheets make sense to you, they probably won't
  529. make sense to anyone else.  Also, you may forget what your own
  530. assumptions were.  BE SURE TO KEEP THIS UP-TO-DATE!
  531.  
  532.  
  533. Risks & Variables
  534.  
  535. Share your assumptions and what might happen if your assumptions
  536. are wrong - positive or negative.
  537.  
  538.  
  539.  
  540.  
  541.  
  542.  
  543.  
  544.  
  545.  
  546.  
  547.     Business Plan Master    Page 20    User's Guide
  548.                     Business Plan Master - User's Guide
  549.                     --------------------------------------------------  
  550. Balance Sheet
  551.  
  552.  
  553. Cost Control
  554.  
  555. How do you plan to track your financial progress?
  556.  
  557.  
  558. Ratio Analysis
  559.  
  560. Ratio Analysis allows you to track your performance in accord with
  561. some financial conventions.  These ratios will be closely looked
  562. at by bankers and others interested in investing in your business.
  563. More importantly, you should know where you stand.
  564.  
  565.  
  566. Financial Standards
  567.  
  568. The two most popular sources of industry financial rations are Dun
  569. & Bradstreet's Industry Norms and the Robert Morris Associates
  570. tables.  Both of these references should be available in your
  571. public library in the business reference section.  These two items
  572. are copyrighted by their respective companies.
  573.  
  574.  
  575. Breakeven Point
  576.  
  577. Taken from Breakeven Analysis spreadsheet.
  578.  
  579.  
  580. Use of Money
  581.  
  582. This section is for those who are seeking to raise capital or debt
  583. financing.  You need to let your prospective investors know where
  584. the money is going.  Even close friends and family need to be kept
  585. informed about where the money is going. Consider the following
  586. questions:
  587.  
  588. •    Where is the money going?
  589.  
  590. •    Who is the supplier?
  591.  
  592. •    What is the price?
  593.  
  594. •    Model name and number.
  595.  
  596. •    Are there any extra charges such as sales tax,
  597.     installation charges and freight?
  598.  
  599. •    How will this make this business more profitable?
  600.  
  601.  
  602.  
  603.     Business Plan Master    Page 21    User's Guide